Vier Partner – Ein Projektmanagement

Das Handschriftenportal ist ein deutschlandweites Projekt, das die innovative Erfassung, Recherche und Präsentation von Daten zu abendländischen Buchhandschriften in deutschen Sammlungen ermöglicht. Vier Partnerinstitutionen arbeiten seit 1. Oktober 2018 an der Konzeption, dem Aufbau der technischen Infrastruktur sowie an der Erstellung einer validen und anschlussfähigen Datenbasis. Die Projektpartner sind an der Staatsbibliothek zu Berlin (SBB), der Universitätsbibliothek Leipzig (UBL), der Bayerischen Staatsbibliothek München (BSB) und an der Herzog-August-Bibliothek Wolfenbüttel (HAB) beheimatet.

Jede der vier Institutionen ist mit einem eigenen Mitarbeiterstab an der Entwicklung des Handschriftenportals beteiligt. Diese Arbeitsteilung und gegenseitige Unterstützung verspricht die Bündelung von Kompetenz, doch resultiert daraus auch ein erhöhter Abstimmungsaufwand. Das ‚Projektmanagement‘ ist daher eines von 17 ‚Arbeitspaketen‘, die die Entwicklung des Handschriftenportals bestimmen und in dieser Blogreihe vorgestellt werden.

Wie kann ein solch komplexes Projekt konzipiert und durchgeführt werden? Wie gestaltet sich die Kommunikation zwischen den Partnern und wie gelingt der Arbeitsalltag?

Steckbrief


Name:
Dr. Robert Giel (Staatsbibliothek zu Berlin – Stiftung Preußischer Kulturbesitz)


Rolle im Projekt:
Projektleiter

Institutionelle Anbindung:
Handschriftenabteilung der SBB-PK
Leiter des Referats 1 (Abendländische Handschriften)

Dr. Robert Giel

1. Ein deutschlandweit angelegtes Vorhaben verlangt wahrscheinlich einiges an Kommunikation und Organisation. Wie begegnen Sie dieser Herausforderung?

Die Partner haben diese Komplexität bereits im Antrag durch die Anlage des Projektmanagements abgefedert. So sind die technischen Arbeitspakete möglichst klar voneinander geschieden und als Teilprojekte auf die beiden Teams der entwickelnden Partner SBB und UBL verteilt worden. Das Teilprojekt ‚Datenredaktion‘ schließlich, an dem alle Partner beteiligt sind, hat eine eigene institutionenübergreifende Teilprojektleitung.

Trotz dieser differenzierten Vorplanung und einer Unzahl einschlägiger Verfahrensregeln muss im Projektalltag naturgemäß dennoch immer wieder am reibungslosen Ineinandergreifen der einzelnen Rollen und Aufgaben gearbeitet werden. Dies gilt nicht zuletzt für die Schnittstelle von Fach- und IT-Seite, denn differenzierte Fragestellungen und Arbeitsweisen der Handschriftenforschung müssen in die Praxis der IT-Entwicklung hinein vermittelt werden. Dabei ist es für beide Seiten sehr hilfreich, das eigene Arbeitsgebiet selbst immer wieder einmal ‚von außen‘ zu betrachten. Das ist ein großer Mehrwert dieser Teamarbeit.

2. Welche Rolle nehmen Sie im Projektzusammenhang ein? Wofür sind Sie verantwortlich?

Im Projekt Handschriftenportal habe ich die Rolle des Gesamtprojektleiters – und damit des Ergebnisverantwortlichen. Das bedeutet aber nicht, dass ich auch alle Einzelentscheidungen treffe, dafür fehlt mir als ‚gelerntem‘ Historiker und Handschriftenbibliothekar die vertiefte Kenntnis der sich permanent wandelnden Softwarelandschaft. Vielmehr basiert das Projekt auf der breiten fachlichen Kompetenz und dem Engagement aller Beteiligten. Meine Aufgabe ist es, diese Energien unter fachlichem Aspekt zu koordinieren und immer wieder auf das Projektziel zu fokussieren.

3. Wie gestaltet sich das Projektmanagement innerhalb der einzelnen Partnerinstitutionen?

Kern des Projekts ist die gemeinsame Entwicklung eines kompletten Softwaresystems mit einer Vielzahl von Komponenten. Idealiter wird diese Aufgabe von allen EntwicklerInnen als Mitgliedern eines einzigen Teams bewerkstelligt. Tatsächlich haben die Arbeitspakete einen partnerbezogenen Zuschnitt: Während die UBL für die Programmierung der Web-Präsentation verantwortlich ist, entwickelt das Team der SBB die Module rund um Nachweis und Erfassung. Dabei arbeiten beide Teams jeweils nach dem Muster der agilen Softwareentwicklung.

Allerdings darf man Agilität nicht mit Autonomie verwechseln, das ist schon daran erkennbar, dass jedes Team einen ‚Scrum-Master‘ hat, der für ein möglichst reibungsloses Verfahren und den effizienten Einsatz der Ressourcen zuständig ist. Außerdem vollzieht sich die Entwicklung in festgelegten Zeitschritten, sogenannten ‚Sprints‘ – bei uns haben diese eine Dauer von vier Wochen –, und mit festen Produktzielen. Jeweils zum Ende eines solchen Sprints werden dessen Ergebnisse evaluiert. Auf der Grundlage des Erreichten werden die nächsten Ziele formuliert. Über allem steht immer das Gesamtprojektziel, der Weg dorthin wird aber schrittweise angepasst.

Etwas anders gestaltet sich das Verfahren im Bereich der Datenredaktion, für die es über alle vier Einrichtungen hinweg eine eigene Teilprojektleitung gibt. Die besondere Managementaufgabe dieser Rolle besteht darin, die eigentliche Datenbearbeitung mittels klassischer Projektleitungsmethoden zu steuern, die Entwicklung der für diese Bearbeitung notwendigen IT-Verfahren aber – parallel zu allen anderen Entwicklungen – im agilen Verfahren zu betreiben. Dabei müssen der Einsatz der Ressourcen der Redaktionsmitarbeiter und die Verfügbarkeit von Entwicklerkapazitäten eng aufeinander abgestimmt werden.

4. Fast 600 Kilometer trennen beispielsweise die Staatsbibliotheken Berlin und München. Wie schaffen Sie es, sich trotz der Entfernung regelmäßig auszutauschen?

Ein räumlich verteiltes Projekt wie das unsere, dessen Entwicklungsstränge kontinuierlich zusammengeführt werden müssen, ist für mich ohne moderne Kommunikationswege nicht vorstellbar. So halten die unterschiedlichen Akteure (EntwicklerInnen, Projektleitungen, SoftwarearchitektInnen) wöchentlich Telefon- und Videokonferenzen ab, außerdem gibt es eine interne Mailingliste und Dokumentablage sowie eine zentrale Verwaltung aller Arbeitsaufgaben in einem gemeinsamen Ticketsystem.

Nichts geht jedoch ohne den unmittelbaren persönlichen Kontakt. Vor Ort gibt es täglich und wöchentlich regelmäßige Besprechungen. Die zentrale Austauschmöglichkeit stellen aber die Sprint-Meetings dar, in denen alle EntwicklerInnen und weitere Projektbeteiligte jeden Monat für einen Tag zusammenkommen. Diese hohe Frequenz der Zusammenkünfte mag auf den ersten Blick erstaunen, ich bin mittlerweile aber überzeugt, dass sie eine Voraussetzung für den Projekterfolg darstellt. Außerdem darf man nicht vergessen, dass das Projekt auf der fachlichen Seite u. a. auf der Arbeit und Kooperation der Handschriftenzentren aufbaut. Zwischen diesen gibt es ohnehin einen lebhaften Austausch.

5. Ein Blick in die nahe Zukunft: Stehen morgen konkrete Aufgaben im Projektkontext an? Welche sind das?

Aufgaben gibt es natürlich jeden Tag. Konkret dreht sich seit einiger Zeit – also auch morgen – vieles um die Spezifikation von sogenannten User-Stories. Dabei geht es um die Umsetzung fachlicher Anforderungen in ein von den EntwicklerInnen möglichst unmittelbar nutzbares Format. So wird genau definiert, welche Wege zukünftige NutzerInnen im Handschriftenportal gehen werden und welche Funktionen hierfür verfügbar sein sollen. Diese Handlungsszenarien dienen den EntwicklerInnen als Arbeitsgrundlage, um die Anforderungen in Code übersetzen zu können.

6. Was waren nach einem Jahr der Entwicklungsarbeit die bisher größten Herausforderungen?

An Herausforderungen besteht in einem Projekt mit mehr als fünfzehn Arbeitspaketen und mehr als zwei Dutzend Beteiligten eigentlich nie ein Mangel. Daher ist die größte Herausforderung wohl die Komplexität. Aber: Dieser Eindruck ist auch systembedingt! Bei einem agilen Vorgehen mit permanenter Selbstkontrolle wird man regelmäßig auf Dinge aufmerksam gemacht, die möglicherweise nicht so laufen wie geplant. Das ist der Sinn der Sache: Wenn wir unterwegs kleinere Probleme beseitigen oder umschiffen können, dann weiten sich diese langfristig nicht zu Projektrisiken aus, sondern ihnen kann produktiv begegnet werden.

7. Welche Ziele haben Sie sich für die nächsten sechs Monate gesetzt?

Ziel für das nächste halbe Jahr ist die Umsetzung einer Alpha-Version des Systems. Geplant ist, alle bereits vorhandenen und bis zum Frühjahr noch zu entwickelnden Softwaremodule aus Nachweis und Präsentation so unter einer gemeinsamen Oberfläche zu integrieren, dass sie ersten Tests unterzogen werden können.

Außerdem wollen wir in unserem zweiten Arbeitsbereich ‚Datenredaktion‘ mit der Ergänzung und Homogenisierung unserer Datengrundlage so weit vorankommen, dass ihre Migration ins Portal beginnen kann.

8. In einem Satz: Welches Problem wird das Handschiftenportal lösen?

Das Portal wird die lange vermisste Plattform für verlässliche Kerninformationen zu allen Buchhandschriften in deutschen Sammlungen sein.

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